GovTech東京は、東京都庁と都内62区市町村のデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進するために2023年に設立されました。

東京都は行政サービスの質を高め、住民の暮らしの質を向上することを目指しており都政のクオリティ向上を目標に、都庁各局をはじめ都と連携する政策連携団体への技術支援を行っているのが都政DXグループです。

都政DXグループでは、東京都で実施している企画などの上流工程の支援や要件定義、プロジェクトの進捗管理を通じて、事業の成功に向けて強力にサポートをしています。今後日々の業務の中から見えてきた行政サービスの品質向上につながるノウハウやアイディアをnoteにて、連載形式でご紹介していきます！

GovTech東京 都政DXグループの役割や目指す姿などについては、こちらの記事もご確認ください。

連載1本目は、行政における「調達」で重要となる仕様書の作成をテーマに展開していきます。

こんにちは！都政DXグループの畠本（はたもと）です。

以前はフィンテック系のスタートアップでプロジェクトマネージャー・プロダクトマネージャーをしていました。2024年6月よりGovTech東京で初めて行政の仕事に携わっています。4歳と2歳の男の子のパパで、休日は水族館巡りにはまっています！

民間企業では事業推進・システム開発を中心に携わっており、その経験も踏まえ、行政における仕様書の作成業務のポイントなどについて書いていきます。

行政における「調達」とは？

プロジェクト（事業）を進めるなかで、外部の企業に仕事を依頼することは官民問わずよくあることだと思います。

行政では事業を進めるためにパートナー企業を探すプロセスを「調達」といい、そのための依頼事項などの情報をまとめたものが「仕様書」です。
民間企業ではRFI（Request For Information、情報提供依頼書）やRFP（Request For Proposal、提案依頼書）と呼ばれているものにあたります。

一般的にも言えることですが、特に行政では予算策定が年1回のため追加予算を柔軟に確保することが難しいことから、プロジェクト進行の途中で発生した追加要件への対応が困難な面があります。そういった意味でも「仕様書」の作成はサービスの品質をも左右する極めて重要なものだといえます。

行政では民間企業をはじめとした外部企業に仕事を依頼する際には、その選定のために「入札」を行います。仕様書から必要事項が抜け落ちてしまうと、思い描いていた事業とは違うものになってしまうことがあります。

特にデジタルサービスの仕様書作成において、各局の担当者は行政のプロですが、必ずしもシステム開発の専門家ではありません。そのため”本当に作りたいシステム”を明確にするのが難しい場合があります。

そこでデジタルに関する知見のあるGovTech東京のメンバーがシステム開発のプロの目線で、仕様書作りをサポートしています。

仕様書作成のポイント

都政DXグループでは、特に下記のポイントを押さえながら仕様書作成のサポートをしています。

✔ 利用者（ユーザー）が使いやすいサービスのための機能が盛り込まれているか？
どのような利用者が、どういう場合に、何が実現したく、どのくらいの頻度で使うのか？などを意識して要求事項を整理し、必要な要件を洗い出していきます。

サービスの中には使用頻度が極めて低いレアケースもあるので、利用者にとっても提供者にとっても妥当な要件になっているかを考えます。

✔ 非機能面として、可用性とセキュリティといった守るべき要求事項をしっかり守りながらも、事業にとって適切な水準のサービスになっているか？
例えば、過度に厳しい冗長性や性能要件を設定すると、その分実現コストが高くなってしまうので、事業にとって必要な水準を慎重に検討します。

また、一部の入札方法では提案を求める前提のものもありますが、その場合も何を実現したいかをしっかり要件として定義し、提案を求める必要があります。

仕様書作成において見落としがちなこと

行政も民間企業においても共通して言えることではありますが、仕様書をいくら丁寧に作成したとしても、設計・開発段階以降では必ずといっていいほど課題が発生します。

例えば、次のようなケースが挙げられます

• 東京都ではアクセシビリティに配慮したUIを目指しているが、それが仕様書に十分に明記されていなかったことで、企画・要件定義の段階で、その必要性が事業者に伝わらなかった

• 受け入れテストでユーザビリティテストを行うよう仕様書に記載していたものの、具体的に誰がテストを実施するかまでは言及していなかった。そのため一般都民にユーザビリティを確認してもらうことを想定していたケースでも、結果的には、内部で職員が実施するにとどまってしまった。

このような場合、課題を1つずつ洗い出し、仕様書に込めた当初の意図を考慮しながら、現在取り得る選択肢の中から、ユーザーに対して最大の成果を生み出せるものを選ぶ必要があります。

このプロセスはGovTech東京職員の腕の見せ所の一つでもありますが、実際の案件では時間的制約が厳しい中で発生することも多く、非常に難しい局面となることも少なくはありません。

おわりに

今回は仕様書作成における現状と課題感を書きました。行政に限らず、民間企業のシステム企画者・開発者の方も、似たような悩みを抱えた経験があるのではないでしょうか？

私自身GovTech東京での実務を通じて仕様書作成のサポート業務の経験を積むなかでよりよい仕様書作成にむけたノウハウを会得できればと思います。
そのためにも、パートナーとなる支援先の方々との信頼関係を築くなかで仕様に込めたい背景をしっかりと理解し、これまで経験してきたシステム開発の一般的なTIPSを活用しながらより良い支援ができるよう努めていきたいと思います。

今後もnoteにて、都政のDX推進をテーマに紹介していきますので是非ご注目ください！

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